En examinant les taux de réussite globaux des projets informatiques, nous constatons qu’environ 30 % sont menés avec succès. Il en va malheureusement de même avec les projets de CPQ. Ce faible pourcentage s’explique essentiellement par les erreurs courantes commises durant l’implémentation d’un projet de CPQ. Nous en citerons les 4 principales pour vous permettre de les éviter.
1. Absence de processus clair concernant l’établissement d’un devis
Problème : le processus actuel d’établissement d’un devis est propre à chaque employé commercial. Chacun a mis au point sa méthode, qu’elle soit manuelle ou dans Excel, qui lui permet de préparer un devis et de l’envoyer au client. Personne ne sait, à part lui, comment le devis a été rédigé et d’où vient le prix annoncé. L’incompatibilité entre toutes ces méthodes de création apparaît inévitablement lorsqu’un système CPQ est mis en place.
Solution : avant même de commencer à mettre en œuvre les solutions de CPQ, nous discutons avec les représentants de l’entreprise, mais surtout avec les commerciaux. Car ils connaissent les produits et savent quelles configurations sont possibles. Ensuite, nous laissons chacun expliquer sa façon actuelle d’établir un devis et la méthode idéale pour le faire. Ainsi, l’équipe de projet dispose d’une vision claire de l’objectif à atteindre, compte tenu des besoins de l’entreprise.
2. Obsession de la technologie
Problème : même si le CPQ est une technologie existante, vos utilisateurs finaux peuvent avoir l’impression durant l’implémentation d’être assaillis par la multitude de nouveaux processus offerts par le système. La loi d’amplification suggère que la technologie n’amplifie que le processus. Dès lors, si le processus est mauvais, la technologie ne pourra guère l’améliorer et risque même de l'aggraver.
Solution : résistez à la tentation de voir cette nouvelle technologie comme un moyen de résoudre les problèmes inhérents au processus. Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’étude du processus actuel rendra votre CPQ encore plus puissant. Le temps et les efforts investis dans l’amélioration du processus avant la mise en œuvre du CPQ seront largement récompensés, car on simplifiera l’application CPQ et on réduira le coût total de propriété. Et tout le monde sera gagnant.
3. Pas assez de détails
Problème : votre CPQ est implémenté, le démarrage est une réussite. Mais à présent, l’équipe ou le service informatique est assailli de demandes de changement concernant la configuration actuelle du CPQ. Pire encore, les commerciaux arrêtent d’utiliser le système.
Solution : la plupart des processus sont beaucoup plus complexes et comprennent bien plus d’étapes que ce qui sera décrit par la majorité des salariés. Lorsqu’on aborde des activités que les gens font de manière répétitive sans trop réfléchir, il est facile de passer à côté des détails. Les chances d'améliorer le processus existant peuvent être réduites si les intervenants et parties prenantes ne sont pas clairement définis. Notez les détails du processus. Tout verbe ou nom évoque une activité mise en œuvre. Même s’il est parfois tentant de faire abstraction de gestes apparemment anodins (p. ex. un personnel administratif qui glisse un document dans une enveloppe), n'omettez aucun détail. Décrivez le processus et les intervenants le plus précisément possible. Il est judicieux d’impliquer une personne qui ne connaît pas bien le processus afin qu’elle pose toutes les questions pertinentes pour assurer l’exhaustivité de ce qui est décrit.
4. Absence d’action
Problème : les efforts déployés pour améliorer le processus visent à recommander un ensemble d’actions, qu’un autre groupe sera généralement amené à mettre en œuvre. Des difficultés surviennent lorsque la transition entre le développement de la solution et sa mise en œuvre est insuffisante. Il arrive parfois aussi que les parties prenantes ne soient pas à l’aise avec certaines recommandations ou ne se sentent pas investis du pouvoir politique nécessaire pour agir.
Solution: le processus ne sera un succès qu’une fois que l’organisation gagnera du temps et de l’argent ou améliorera la qualité grâce aux recommandations formulées. 3 recommandations d’actions que vous pouvez entreprendre :
1. Impliquer un large éventail de parties prenantes pour augmenter les chances d’adhésion
2. Faire le point régulièrement et garder un œil sur l’évolution du paysage politique
3. Concevoir l’exposé des recommandations comme le début de la phase de transition et non la fin du processus
Et ensuite ?
Nous savons que l’implémentation d’un nouveau logiciel ou système peut être difficile. Nous ne voulons pas vous voir batailler pour mettre en place votre nouveau SAP CPQ. Alors appelez-nous, et nous ferons en sorte que votre projet CPQ démarre et soit implémenté avec succès !
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