Plusieurs raisons peuvent vous inciter à mettre en place un nouveau système comme le CPQ. Vous voulez par exemple augmenter la vitesse de création d’une offre ou simplifier la configuration des produits pour les commerciaux. Quel que soit le motif pour lequel vous introduisez le CPQ, votre démarche a pour objectif de résoudre un ou plusieurs problèmes, et dès lors de changer la situation actuelle. Par conséquent, l’adoption d’un nouveau système va souvent de pair avec celle d’une nouvelle méthode de travail.
Cette nouvelle méthode de travail n’est pas toujours acceptée par les salariés concernés : certains sont proches de la retraite et ne voient pas la valeur ajoutée qu’implique l’apprentissage d’un tout nouveau système, d’autres sont devenus experts en configuration Excel et ne veulent pas perdre cette partie de leur identité, tandis que d’autres encore n’adhèrent pas à la nouvelle façon de travailler. Bien sûr, certains salariés verront les avantages du nouvel outil et en seront satisfaits, même s’ils peuvent avoir quelques doutes. Dès lors, le retour sur investissement calculé de ce genre de projet n’est pas toujours atteint après le démarrage.
Une étude récente démontre que les gens perçoivent le changement de diverses manières. Différentes situations ont par exemple été présentées aux 43 participants, qui les ont qualifiées de changements petits, moyens ou complexes. Il n’y a pas eu de consensus concernant ces situations : ainsi, certains participants voient l’introduction d’un nouveau système comme un changement complexe et d’autres comme un changement moyen. Voici quelques étapes que vous pouvez mettre en pratique pour faciliter la gestion du changement et minimiser le risque d’échec dans la mise en œuvre :
1. Évitez les annonces en grande pompe
Vous avez opté pour le CPQ, qui peut résoudre bon nombre de vos problèmes actuels. Cependant, le CPQ ne doit pas être vu comme une solution magique capable de résoudre tous les problèmes et d’améliorer toutes les situations. Certaines tâches qui ne sont pas appréciées resteront nécessaires. Par conséquent, ne survendez pas la solution à vos salariés. Soyez plutôt honnête et transparent sur les avantages que vous y voyez, mais aussi sur les inconvénients éventuels.
2. Ne présumez pas que vous savez ce qui convient le mieux à vos employés
En tant qu’entreprise ou directeur, vous pouvez décider d’adopter le CPQ. Toutefois, ne partez pas du principe que vous êtes plus expert que vos salariés en matière de ventes. Impliquez le personnel concerné le plus tôt possible dans les décisions concernant les perspectives, les processus d’approbation, le processus de configuration, la rédaction des devis, etc. Si vous écoutez vos collaborateurs et tenez compte de leur avis, vous partagerez avec eux la responsabilité d’une mise en œuvre réussie du système.
3. Faites régulièrement le point avec vos salariés sur l’avancement du projet de CPQ
Ce n’est pas parce que vous avez impliqué des collaborateurs au début de votre projet que vous êtes tiré d’affaire. Impliquez-les activement dans le processus, faites régulièrement le point avec eux, sollicitez des commentaires de leur part et adaptez le projet en conséquence, etc. Toutes ces petites choses contribueront à une transition plus fluide.
4. Laissez-les découvrir le système
Plus tôt vous commencerez à former les salariés (la formation peut déjà débuter lors de petites sessions d’évaluation), plus ils aborderont avec confiance la manipulation du système. Durant le projet, laissez le temps à vos collaborateurs de découvrir le CPQ et de jouer avec les possibilités qu’il offre. Imposer aux gens d’apprendre quelque chose de nouveau fait peser sur eux une certaine pression. Mais si vous leur laissez le temps d’explorer la nouveauté, la pression s’atténue et l’apprentissage se fera bien plus rapidement.
Dans un projet, la gestion du changement est souvent perçue comme un coût supplémentaire qui n’apporte aucune valeur ajoutée. Cependant, si vous ne gérez pas activement l’introduction d’un nouveau système CPQ, vous perdrez un temps précieux après la mise en œuvre à essayer de convaincre vos salariés. Voilà pourquoi une gestion active est importante. Si vous introduisez un processus de changement pendant le projet, vous obtiendrez des résultats plus rapides et, en plus, vous ferez des salariés plus heureux.
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